Пример использования: Повышение безопасности и эффективности - Система управления посетителями Vipshop в центре Танчжоу

1. Общая информация и проблемы проекта

Профиль клиента:
Vipshop, ведущий онлайн-ритейлер брендовых товаров в Китае, имеет оживленный офис в Центре Танчжоу. Это место ежедневно посещает большое количество посетителей, включая поставщиков, партнеров и соискателей. Поддержание безопасного, эффективного и профессионального первого впечатления имеет решающее значение для их деятельности.

Проблемы с традиционным процессом управления посетителями:
До внедрения новой системы офис Vipshop в Центре Танчжоу столкнулся со значительными неэффективностями и пробелами в безопасности:

1. Перегрузка стойки регистрации: В часы пик посетители выстраивались в длинные очереди для ручной регистрации, нарушая порядок в холле и создавая непрофессиональный имидж.

2. Неточный сбор данных: Рукописные журналы часто были неразборчивыми или неполными, что затрудняло точное отслеживание людей в случае инцидента с безопасностью.

3. Операционная неэффективность: Персонал стойки регистрации был обременен ручным сбором информации, проверкой деталей, связью с принимающей стороной и выдачей временных пропусков — трудоемкий и трудозатратный процесс.

4. Плохой опыт посетителей: Длительное время ожидания и громоздкий процесс регистрации создавали негативное первое впечатление у гостей перед деловыми встречами.

5. Уязвимости в системе безопасности: Бумажные журналы могли быть легко потеряны или повреждены, а ручное управление физическими карточками посетителей представляло риск несанкционированного доступа, если они не были должным образом изъяты.

2. Решение: Самообслуживающаяся, интегрированная система управления посетителями

Чтобы решить эти проблемы, наша компания внедрила комплексное, самообслуживающееся решение для управления посетителями. Система предназначена для оптимизации всего процесса от предварительной регистрации до аналитики после посещения.

Основные реализованные функции:

• Киоск самообслуживания для посетителей: Удобный терминал, установленный в холле, позволяет посетителям самостоятельно проходить регистрацию.

• Автоматическое уведомление принимающей стороны: После регистрации система автоматически отправляет SMS или мгновенное сообщение (например, через WeChat/DingTalk) принимающей стороне, уведомляя ее о прибытии гостя.

• Интегрированная печать бейджей: Киоск мгновенно печатает профессиональный временный пропуск посетителя, содержащий имя посетителя, фотографию, принимающую сторону и дату посещения.

• Цифровой журнал и безопасность данных: Вся информация о посетителях фиксируется в цифровом виде и надежно хранится в централизованной базе данных, заменяя подверженные ошибкам бумажные журналы и повышая безопасность.

3. Внедрение и рабочий процесс

Новый, оптимизированный процесс прост и эффективен:

1. Прибытие посетителя: Гость прибывает в офис Vipshop в Центре Танчжоу.

2. Самостоятельная регистрация: Посетитель использует киоск для регистрации, сканируя свой идентификатор или вручную вводя свои данные.

3. Уведомление принимающей стороны: Система мгновенно уведомляет назначенного сотрудника Vipshop.

4. Выдача бейджа: Киоск автоматически печатает персонализированный пропуск/карту посетителя.

5. Безопасный доступ: Посетитель носит бейдж и его встречает принимающая сторона, которая была оперативно оповещена.

4. Ощутимые преимущества и измеренные результаты

Внедрение нашей системы принесло немедленную и значительную пользу:

• ~70% Сокращение времени ожидания: Очереди на стойке регистрации практически устранены, что значительно улучшило поток в холле.

• Повышенная безопасность: Теперь ведется точная, доступная для поиска цифровая запись всех посетителей. Автоматизированная система карточек обеспечивает лучший надзор и контроль.

• ~50% Повышение эффективности работы стойки регистрации: Персонал стойки регистрации теперь освобожден от административных задач, чтобы сосредоточиться на более важных обязанностях и обеспечивать теплый, персонализированный прием.

• Повышение корпоративного имиджа: Элегантный, технологичный интерфейс создает современный и профессиональный имидж бренда для всех посетителей.

• Улучшенный опыт посетителей: Бесшовный процесс самообслуживания заставляет гостей чувствовать себя ожидаемыми и ценными, задавая позитивный тон для их встречи.

5. Отзыв клиента

"Внедрение этой системы управления посетителями преобразовало работу нашей стойки регистрации в Центре Танчжоу. Это больше не узкое место, а демонстрация нашей приверженности эффективности и безопасности. Наши посетители впечатлены, наши сотрудники более продуктивны, а наша служба безопасности имеет точные данные, которые им нужны. Это было плавное обновление с немедленной окупаемостью."

— Менеджер офиса, Vipshop Центр Танчжоу

6. Заключение

История успеха Vipshop в Центре Танчжоу демонстрирует, как умная, самообслуживающаяся система управления посетителями может напрямую способствовать достижению основных бизнес-целей: укреплению безопасности, оптимизации операционной эффективности и улучшению корпоративного брендинга. Этот пример служит планом для любого современного предприятия, стремящегося улучшить свой опыт работы с клиентами.